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1 Os dez primeiros anos da Uferj: a descentralização das bibliotecas e da documentação das unidades

A Uferj foi constituída no início da década de 1960, por meio da incorporação das faculdades e escolas, e durante os primeiros anos de sua trajetória, seu acervo bibliográfico e documental continuou a ser organizado e armazenado de forma descentralizada, sob a responsabilidade do diretor, do corpo administrativo e do(a) bibliotecário(a) nas dependências de cada unidade fundadora.1 Esse cenário se transformaria a partir da idealização e concretização do Núcleo de Documentação (NDC) da UFF.

2 A criação do Núcleo de Documentação (NDC) da UFF e o processo de centralização das bibliotecas e documentação na Universidade Federal Fluminense

O Núcleo de Documentação (NDC) da UFF foi idealizado em 1967, pelas professoras e bibliotecárias Hagar Espanha Gomes e Célia Ribeiro Zaher, com o objetivo inicial de modernizar as bibliotecas existentes na UFF, servir como espaço de estágio para os estudantes do curso de Biblioteconomia e Documentação e de trabalho para os estudantes e profissionais egressos do curso2.
O projeto de organização e estruturação do núcleo foi apresentado ao Conselho Universitário da UFF na sessão ordinária do dia 20 de agosto de 1969, pelo professor e bibliotecário Paulo Py Cordeiro, que fora designado para elaborá-lo, tanto pelas idealizadoras quanto pela direção da universidade. Suas atividades foram oficializadas em 22 de setembro de 1969, como órgão suplementar, responsável pela coordenação técnica e administrativa do sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF3, vinculado ao Gabinete do Reitor, através do artigo 17 do Estatuto da universidade, porém as atividades do núcleo já haviam sido iniciadas em 8 de maio daquele ano4, através da portaria 259. Dispunha da seguinte organização: Diretoria indicada pelo reitor; Secretaria Administrativa; Divisão de Serviços Técnicos, dividida em setores de Aquisição, de Registro e de Catalogação e Classificação; Divisão de Serviços Informativos, composta pela Seção de Documentação, Laboratório Reprográfico e pela Seção de Referência Geral e Legislativa, que tinha por função abrigar as coleções do Diário Oficial da União que ficavam armazenadas no 8º andar da Reitoria; e 14 bibliotecas setoriais, como a de Veterinária, Serviço Social — Niterói, Serviço Social – Campos dos Goytacazes, Medicina, Farmácia, Engenharia Metalúrgica, Engenharia, Educação e Letras, Economia e Administração, Direito, Central do Valonguinho, Ciências Humanas e Filosofia, Biomédica e Colégio Agrícola Nilo Peçanha5.
Diferentes cenários técnicos e administrativos se desenharam ao longo dos mais de 40 anos do NDC, sejam eles resultantes do desenvolvimento da área de biblioteconomia e gestão da informação, ou de transformações socioeconômicas e tecnológicas. Seu primeiro diretor foi o professor Paulo Py Cordeiro, que iniciou a estruturação do núcleo em 1969, mantendo-se no cargo até 1976. A partir desse momento, o trabalho ficou mais voltado para o diagnóstico dos desafios e demandas existentes e para a promoção de um intercâmbio entre as bibliotecas e aperfeiçoamento dos funcionários, por meio de cursos e especializações, numa tentativa de abrir caminho para uma melhor estruturação e consolidação do NDC.

3 O processo de estruturação e consolidação do Núcleo de Documentação da UFF

No final da década de 1970, todas as bibliotecas da UFF, tanto as localizadas em Niterói como no interior, foram visitadas por uma equipe do NDC, e durante esses contatos foi constatada a necessidade de atualização dos acervos e a falta de recursos apropriados para a efetivação do trabalho. No sentido de encaminhar soluções, foi implementado um plano de gestão que visava estruturar e interligar as bibliotecas, fortalecendo e atualizando seus acervos. Iniciou-se então o processo de reativação do Laboratório Reprográfico e a organização do catálogo de teses, dissertações e pesquisas. Nesse período, foi igualmente iniciada a prestação de serviços ao Departamento de Administração Escolar, com a produção de fotos de 16 mm e 35 mm, e realizado, de forma pioneira, o 1º Seminário de Bibliotecas Universitárias (SNBU), em 1978. A direção do NDC reuniu esforços para a transferência da biblioteca da Faculdade de Medicina para o Hospital Universitário Antônio Pedro (Huap), disponibilizando um espaço mais amplo para realização de suas atividades, e a do próprio Núcleo de Documentação, que funcionava em apenas um andar da Reitoria, para o prédio em Jurujuba, também mais amplo6.
Entre 1978 e 1982, o NDC enfrentou dificuldades tanto de ordem material, quanto na condução de projetos mais progressistas, tendo em vista algumas dificuldades de ordem material para avançar na proporção que se desejava. Porém importantes objetivos foram alcançados com as realizações dos seminários internos (SNBU), o lançamento da “Revista do NDC”, e os convênios com o MEC-BID que permitiram a melhoria do acesso ao conjunto do acervo e sua adequação às necessidades dos usuários das bibliotecas. Nesse período, a UFF integrou-se ao sistema Bibliodata da Fundação Getúlio Vargas, organizou o banco de dados sobre a História fluminense, promoveu a seleção e manutenção de obras raras, assim como estabeleceu convênios com a Financiadora de Estudos e Projetos (Finep), visando a melhorias na qualidade dos seus serviços e no atendimento aos usuários7.
Durante a década de 1980, o NDC não só manteve o funcionamento das rotinas já existentes como programou novas vertentes de trabalho, melhorando o reconhecimento, trato e manutenção dos gêneros documentais8. O arquivo da UFF foi dinamizado em 1985 com a transferência da documentação que se encontrava nas unidades de origem, já que, inicialmente, era composto pelos arquivos Intermediário e Permanente. Em 1989, foi criado o Arquivo Corrente, e em 1994, o Arquivo Especial, que objetivava fomentar a política interna para guarda, conservação e recuperação de filmes e fotografias como fontes a serem preservadas9. Naquele momento, também foi organizado e instalado o Laboratório de Conservação de Documentos. Cabe destacar que a ideia, não concretizada, de fundar o Museu da universidade surgiu pela primeira vez nessa década. No final dos anos de 1980, o foco das ações foi direcionado para a sedimentação até então desenvolvidos por seus antecessores, tanto internamente quanto perante a comunidade acadêmica.

O arquivo passou a existir com a denominação de Arquivo Central (AC), por intermédio da Norma de Serviço n. 409, de 30 de março de 1994. Após a institucionalização foram recolhidos ao AC os fundos documentais das Faculdades Isoladas existentes em Niterói, tais como a de Direito, Medicina, Odontologia, Farmácia, Serviço Social e Filosofia. Estas Faculdades foram unificadas e federalizadas em 1960, sob o nome de Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UFERJ), tornando-se em 1965 a Universidade Federal Fluminense10.

 

 

 

 

 



Em 1998, o arquivo da UFF foi transferido para Charitas, passando a contar com a Gerência de Arquivos, que, na década seguinte, foi denominada Divisão de Arquivos, e atualmente tem o nome de Coordenação de Arquivos (CAR), contando com as seguintes funções: coordenação e gerência de documentos da universidade, promoção de políticas de informações arquivísticas na UFF, por meio do Sistema de Arquivos, assim como promover a transferência de documentos produzidos pela UFF, independentemente do suporte. Também são atribuições do arquivo o assessoramento técnico aos setores e órgãos da universidade, a divulgação de seu acervo, bem como a viabilização ao acesso à informação11.

4 A modernização do NDC e a criação da superintendência

O início dos anos 1990 foi marcado por estudos e projetos para aperfeiçoar os sistemas operacionais do núcleo e controlar a qualidade de seu acervo e serviços. Para tal, foi desenvolvido um projeto em parceria com o Departamento de Administração da UFF e com o Serviço de Psicologia Aplicada da UFF (SPA), no sentido de preparar as equipes do NDC para as futuras mudanças nos sistemas de funcionamento do núcleo. Nesse contexto, como já destacamos, ocorreu a transferência do Arquivo Central para um espaço em Jurujuba, a realização de concursos públicos com a consequente entrada de novos funcionários e a criação da Biblioteca Central do Gragoatá (BCG) e do Centro de Memória Fluminense (CMF), ambos localizados no Campus do Gragoatá12. Observa-se, contudo, que durante esse período, o núcleo enfrentou algumas dificuldades relacionadas ao grande número de aposentadorias de seus funcionários, assim como as oriundas dos poucos recursos advindos dos repasses orçamentários do Ministério de Educação e da Cultura (MEC) no país. A despeito disso, seguiu mantendo o planejamento e ações até ter sua sede totalmente transferida para o Gragoatá.  
Na sequência, inaugurou um período (1998 a 2003) de intensa atividade e experiência colaborativa com a Pró-Reitoria de Assuntos Acadêmicos (Proac), à qual passou a estar vinculado. Essas experiências dinamizaram o planejamento e a execução de objetivos indispensáveis ao ensino, pesquisa e extensão, assim como proporcionaram a realização de eventos técnicos especializados para a capacitação de servidores e melhor atendimento aos usuários, convênios com a Capes para a compra de periódicos, a instalação de base de dados atualizada (Argonauta), a implantação do programa de obras raras, coordenado pelo Lacord em 2000, bem como a parceria com a Justiça Federal, visando ao desenvolvimento do projeto Tratamento da Informação Arquivística e Recuperação da Memória da Justiça Federal Brasileira, iniciado em 200313 e que teve por objetivo realizar o processamento técnico do acervo histórico da Justiça Federal do Estado do Rio de Janeiro. Este acervo incluiu documentos do Período Imperial até 1970, sendo considerado um dos acervos judiciais mais antigos do Brasil.
A informatização e modernização do núcleo, por meio de parcerias com a Proac, a Finep, o Fundo Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (FNDCT), o Ministério da Ciência e Tecnologia, além do Plano de Desenvolvimento Institucional, ocorreram como prioridade nesse início dos anos 2000, assim como a capacitação e qualificação de pessoal, a ampliação do corpo técnico administrativo, o número crescente de participações em eventos científicos, e a organização de eventos e cursos sobre arquivos e documentação, também por meio dessas parcerias. Além disso, cabe destacar a reforma e construção de 18 unidades de informação e melhoria considerável no atendimento aos usuários. Em 2004, com o fim dos centros universitários, passou a incorporar o Serviço de Comunicações Administrativas (SCA), a que permaneceu vinculado até 201314.   
Em março de 2011, com a Reforma Administrativa da UFF, o Núcleo de Documentação da UFF (NDC-UFF)15 passa a Superintendência de Documentação da UFF (SDC-UFF), com as seguintes atribuições:
É função do SDC proporcionar recursos informacionais e assessoria técnica na área de documentação, por meio de redes e sistemas integrados, facilitando o acesso à informação em nível nacional e internacional. Compete também à SDC apoiar os programas de ensino, pesquisa e extensão da Universidade e desenvolver serviços e produtos que atendam às necessidades de informação da comunidade acadêmica da UFF16.
No momento, a superintendência dispõe de 26 bibliotecas, 16 nas unidades de Niterói, duas no Coluni e outras oito nas unidades do interior; um Arquivo Central, o Centro de Memória Fluminense, e dois laboratórios: Laboratório de Reprografia (Lare) e o Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos. Está estruturada administrativamente por um(a) Conselho Administrativo (CDL), Superintendência, Grupos Assessores Técnicos (GATs), Secretaria Administrativa (AS), Gerência Operacional de Tecnologia (GOT), Coordenação de Bibliotecas (CBI) e Coordenação de Arquivos (CAR)17. Destaca-se que cada biblioteca que compõe a superintendência reúne suas coleções de destaque e que a SDC é também responsável pela manutenção e conservação de obras raras e coleções, assim como pela catalogação e armazenamento dos trabalhos de fim de curso, dissertações e teses desenvolvidas pelos estudantes da Universidade Federal Fluminense.
Por fim, é importante ressaltar a implantação do convênio com a FAP-Finep, iniciado em 2008 visando à realização de projetos de infraestrutura com a Biblioteca Central do Gragoatá, como o projeto Livros e Leituras no Século XXI: Rede Multidisciplinar de Pesquisa da Grande Área de Ciências Humanas e Sociais. Esse programa visa à modernização técnica da Biblioteca Central do Gragoatá. Tem por finalidade tornar o atendimento da biblioteca mais ágil e eficaz e dar-lhe melhores condições para que a cultura da xerox seja abolida, a partir da aquisição de uma quantidade maior de obras para o acervo, ampliando dessa forma o acesso do estudante a toda obra e pondo fim às práticas ilegais de reprodução de obras18.

Leia o texto na íntegra aqui
 


Notas

1 COUTO, Ana Maria de Holanda de Sá et al. NDC 36 anos: um olhar sobre o passado e uma luz para o futuro. Niterói: NDC, 2006. p. 10.
2 NDC 30 anos: para que a história não se perca. NDC, Niterói, ano 9, n. 1, jan./abr. 2000. Disponível em:<http://www.ndc.uff.br/index.php?option=com_content&view=article&id=1&Itemid=30>. Acesso em: 20 maio 2013.
3 COUTO, Ana Maria de Holanda de Sá et al., 2006, p. 14.
4 UFF. Regimento do Núcleo de Documentação: capítulo III, art. 3 e capitulo VII, art. 18.. Boletim de Serviço, Niterói, 22 set. 1975.
5 UFF. Superintendência de Documentação. Disponível em:<http://www.ndc.uff.br/index.php?option=com_content&view=article&id=1&Itemid=30>. Acesso em: 20 maio 2013.
6 MAIA, Alice Barros. O Núcleo de Documentação da UFF na gestão 1976/78. NDC, Niterói, ano 9, n. 1, jan./abr. 2000. Disponível em: <http://www.ndc.uff.br/index.php?option=com_content&view=article&id=1&Itemid=30>. Acesso em: 22 maio 2013.
7 SÁ, Elizabeth Schneider de. Para que a história não se perca II. NDC, Niterói, ano 9, n. 2, maio/dez. 2000. Discurso da diretora do NDC no período 1978/1982, por ocasião das comemorações dos 30 anos do Núcleo de Documentação. Disponível em: <http://www.ndc.uff.br/index.php?option=com_content&view=article&id=1&Itemid=30>. Acesso em: 22 maio 2013.
8 Entre 1982 e 1986, o NDC foi dirigido pelo Prof. José Pedro Pinto Esposel.
9 ESPOSEL, José Pedro. Para que a história não se perca III: O NDC: 1983/1986. NDC, Niterói, ano 10, n. 1, jan./jul. 2001. Disponível em: <http://www.ndc.uff.br/index.php?option=com_content&view=article&id=1&Itemid=30>. Acesso em: 22 maio 2013.
10 UFF. Coordenação de Arquivos. Disponível em: <http://www.arquivos.uff.br/index.php/iniciar-aqui/breve-historico-da-car>. Acesso em: 25 mar. 2014.
11 UFF. Coordenação de Arquivos. Disponível em: <http://www.ndc.uff.br/content/coordena%C3%A7%C3%A3o-de-arquivos>. Acesso em: 25 mar. 2014.
12 Entre 1991 e 1996, o NDC foi dirigido pela Profa. Regina Celia Pereira da Rosa. Cf. COUTO, Ana Maria de Holanda de Sá et al., 2006, p. 38-43.
13 COUTO, Ana Maria de Holanda de Sá et al., 2006, p. 43-45.
14 COUTO, Ana Maria de Holanda de Sá et al.,  2006, p. 46-50.
15 UFF. Superintendência de Documentação. Disponível em:<http://www.ndc.uff.br/index.php?option=com_content&view=article&id=1&Itemid=30>. Acesso em: 22 maio 2013.
16 UFF. Superintendência de Documentação. Disponível em: <http://www.ndc.uff.br/index.php?option=com_content&view=article&id=1&Itemid=30>. Acesso em: 22 maio 2013.
17 Dentre as 26 bibliotecas da UFF, destacamos a Biblioteca Central do Gragoatá, a do Instituto de Física, a de Geociências e a do Valonguinho. Essas são as bibliotecas que têm acervo mais abrangente em cada uma das suas áreas do conhecimento. Cf. UFF. Superintendência de Documentação. Disponível em: <http://www.ndc.uff.br/index.php?option=com_content&view=article&id=1&Itemid=30>. Acesso em: 22 maio 2013.
18 FAP. FINEP. Formulário para a apresentação de propostas FAP. Disponível em: <file:///C:/Documents%20and%20Settings/Administrador/Meus%20documentos/Downloads/FAP-Finep-Ci%C3%AAncias%20Humanas-uff.pdf>. Disponibilizado pela Profa. Dra. Gizlene Neder, ago. 2014.

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